راهبری اثر بخش یک جلسه

۱.انواع جلسه

۱.۱- جلسه حل‌مسئله:

این جلسات به منظور برخورد با مسائل است و الزاما قرار به تصمیم گیری نیست؛ در این جلسات راجع به ابهام درمورد یکسری مسائل صحبت می‌شود و تا زمانی مفید است که نیاز برای تغییر چیزها وجود داشته  باشد، درصورتی که تمایلی به تغییر در چیزی وجود نداشته باشد، ادامه جلسه بی فایده است.

۱.۲- جلسه تصمیم گیری:

در جلسات تصمیم گیری از ابتدا می‌دانیم باید در مسائلی تغییر ایجاد کنیم، در پایان این جلسات باید یا تصمیم نهایی به‌ثمر رسیده باشد و یا طرح کلی برای تغییر داشته باشیم.

۱.۳- جلسه گزارش‌دهی و اطلاع‌رسانی:

در این جلسات محوریت با سخنران است، هرچند که باید شرکت کنندگان در آن مبادله نظر کنند ولی به محض پایان صحبت های سخنران، امکان اتمام جلسه وجود دارد، بهتر است از شرکت‌کنندگان بخواهید سایر نظرات خود را با شما مکاتبه کنند تا مشکلی در ذهنیت سایرین خللی وارد نشود.

۱.۴- جلسه ارزیابی و بازخورد:

برخلاف جلسات گزارش دهی، محوریت این جلسات با شرکت کنندگان است در چنین جلساتی افراد زیادی اظهارنظر خواهندکرد اما دلیلی ندارد تک تک این کامنت ها را پاسخ بدهید؛ شما می‌توانید این موارد را گرداوری کنید و بعدا به آن ها رسیدگی کنید.

۲.برنامه ریزی جلسات

زمان کاری جلسه، زمان مفیدی است که توسط زمان غیر مفید جلسه احاطه می شود. یک جلسه فازهای مختلفی دارد. در فاز اول صورت مساله روشن می شود، سپس بارش افکار انجام می شود، جلسه کم­کم باید به سمت جمع­بندی پیش برود و بعد نتیجه‌گیری بسیار واضح صورت پذیرد؛ همچنین باید برای هر جلسه مقدمات آماده شود و قبل از جلسه و یا در ابتدای جلسه مستندات لازم ارایه گردد.

۳.دستور جلسه

برای اینکه جلسه موثری داشته باشیم، هدف تشکیل جلسه باید از قبل مشخص و دلیل نیاز به حضور برای مدعوین روشن باشد.  هر یک از مدعوین به جلسه باید نقش موثری در جلسه داشته باشند، والا حضور آنها در جلسه بی معنی است و اگر تشکیل جلسه فقط برای اطلاع رسانی می باشد، ارسال صورتجلسه حاضرین موثر به جای صرف وقت تمامی مدعوین در جلسه موثرتر باشد.  دستور جلسه شامل:

• عنوان جلسه، تاریخ برگزاری، محل برگزاری
• ساعت شروع، مدت جلسه
• نام دعوت شدگان به جلسه
• نام رئیس جلسه، منشی و راهنما
• بازنگری مفاد صورت جلسه قبل
• لیست موضوع های مد نظر از تشکیل جلسه
• زمان مختص به هر موضوع مطرح شده در دستور جلسه
• نام مسئولین و جوابگویان هر موضوع و مدارک مورد نیاز برای جلسه

دستور جلسه باید یک هفته قبل جلسه از طریق فکس یا ایمیل به کلیه مدعوین ارسال شود. با داشتن چنین دستور جلسه یک هفته قبل از تشکیل جلسه، مدعوین فرصت لازم برای بررسی و انجام وظائف محول به خود را در طول هفته خواهند داشت و با دست پر به جلسه حضور پیدا خواهند کرد.

۴.نکات کلیدی در برگزاری جلسات:

• از خود بپرسید که آیا جلسه واقعا لازم است: در بسیاری از موارد بجای جلسه، میتوان با چند پرسش تلفنی یا ایمیلی به هدف رسید خصوصا در جلسات نوع یک، سه و چهار
• محدوده زمانی تعیین کرده و آنرا رعایت کنید: جلسه را به چند پارت کوتاه تقسیم کنید و اگر هر پارت بیشتر از زمان درنظرگرفته شده طول کشید، آن را رها کنید و در موقعیت دیگری به آن رسیدگی کنید.
• اهداف را به طور واضح جمع بندی کنید: در پایان جلسه، هرگونه تصمیم گیری، و مهلتی را تصریح و تکرار کنید. هر اقدام پیگیریِ مورد نیاز را شفاف سازی کنید. همه شرکت کنندگان در جلسه باید دقیقا بدانند چه چیزی از آنها انتظار می رود. بلافاصله هر جلسه ی پیگیری را برنامه ریزی کنید.
• سر موقع شروع کنید: با قاطعیت شروع در زمان تعیین شده به جلسه خود رسمیت می بخشید و اقتدار جلسات آینده خود را بیان خواهید کرد .
• از یک تایمر با شمارش معکوس استفاده کنید: این کار باعث می‌شود بیشتر خود را مقید کنید تا به موقع جلسه را به پایان برسانید. 

۵.پایان جلسه:

به همان اندازه که شروع جلسه اهمیت دارد، پایان آن نیز مهم است؛ اگر به هر دلیلی مثل کمبود وقت جلسه را اصولی به پایان نرسانید، به نتیجه مطلوب نخواهید رسید؛ برای این کار کافی است موارد زیر را رعایت کنید:

۱.حدودا یک ربع قبل از پایان زمان در نظر گرفته شده برای جلسه، خلاصه و نتایج آن را جمع‌بندی و مرور کنید تا به افراد یادآوری شود.

۲.اگر نتایج، با هدف شما فاصله زیادی داشت برای جلسه بعدی برنامه ریزی کنید.

۳.یک فهرست از کارهایی که هرکس باید انجام دهد، تهیه کنید و برای آن مهلت تعیین نمایید.

۳.از همه به خاطر حضورشان تشکر کنید. حتی اگر جلسه اجباری است، باز هم تشکر خود از آن‌ها را ابراز کنید.

منابع:

• http://pmanagers.org
• https://vpb.um.ac.ir
• http://cstland.com